Activitatea de protecţie a datelor cu caracter personal în cadrul Asociației De Dezvoltare Intercomunitară pentru Transport Public București – Ilfov

Cadrul juridic

În toate statele membre ale Uniunii Europene și implicit în România, începând cu data de 25 mai 2018, protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date este reglementată prin Regulamentul nr. 679 al Parlamentului European și al Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor).

Conform art. 4, pct. 1 din Regulamentul general privind protecția datelor, „date cu caracter personal” înseamnă orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoana vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale. Conform pct. 2 al aceluiași articol, „prelucrare” înseamnă orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea.

Asociația de Dezvoltare Intercomunitară pentru Transport Public București – Ilfov (TPBI), structură cu personalitate juridică, prelucrează datele cu caracter personal în scopul îndeplinirii atribuțiilor principale prevăzute în Statutul și în Actul constitutiv ale TPBI, cu respectarea principiilor stipulate la art. 5 și a condițiilor de legalitate prevăzute la art. 6 din Regulamentul general privind protecția datelor.

Astfel, TPBI se asigură că datele cu caracter personal sunt prelucrate în mod legal, echitabil și transparent față de persoana vizată, iar colectarea se realizează în scopuri determinate, explicite și legitime astfel încât să nu fie prelucrate ulterior într-un mod incompatibil cu aceste scopuri.

Totodată, TPBI asigură securitatea adecvată a datelor cu caracter personal, inclusiv protecția împotriva prelucrării neautorizate sau ilegale și împotriva pierderii, a distrugerii sau a deteriorării accidentale, prin luarea de măsuri tehnice sau organizatorice corespunzătoare.

TPBI prelucrează date prin intermediul direcțiilor/ serviciilor/ birourilor/ compartimentelor, în vederea derulării următoarelor activități: prelucrarea de liste nominale privind beneficiarii facilităților (reduceri și gratuități) la serviciul de transport în comun; examene de promovare/concursuri în vederea angajării/ evidența dosarelor de personal, organizare/ derulare de evenimente; formulare de acțiuni și reprezentare în instanță; soluționarea cererilor și petițiilor; relații publice; acreditări jurnaliști; control și auditare; procedura legală în vederea obținerii accesului la informații clasificate; proceduri de achiziții publice și încheiere/ derulare contracte de furnizare bunuri/ servicii; declarații de avere și interese etc.

TPBI prelucrează următoarele categorii de date cu caracter personal: numele și prenumele, data și locul nașterii, codul numeric personal, numărul și seria cărții de identitate, domiciliul, numărul de telefon, adresa de corespondență, date financiare etc. Aceste date sunt colectate direct de la personalul instituției, de la structurile aflate în subordonare sau în coordonare ori de la parteneri sau de la cetățeni prin intermediul petițiilor, solicitărilor, adreselor, informărilor primite la sediu sau prin poșta electronică/ fax.

Persoanele vizate prin prelucrarea datelor cu caracter personal beneficiază de următoarele drepturi prevăzute la art. 7, 12 -22 din Regulament: dreptul de acces la date; dreptul de rectificare; dreptul de ștergere; dreptul de restricționare a prelucrării; dreptul de a se opune prelucrării; dreptul de a fi informat în cazul încălcării securității datelor, care este susceptibilă să genereze un risc ridicat pentru drepturile și libertățile persoanelor fizice; dreptul de a depune o plângere la Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

Aceste drepturi pot fi exercitate în condițiile prezentate în Regulamentul general privind protecția datelor, prin transmiterea unei solicitări pe email la adresa office@tpbi.ro sau prin transmiterea unei solicitări scrise, semnate și datate, prin poștă sau depunere la Registratura TPBI din București, Bd. Tudor Vladimirescu nr.22, sector 5.

De asemenea, orice persoană care se consideră lezată prin modul de prelucrare a datelor personale proprii are dreptul de a depune plângere la ANSPDCP.

Având în vedere prevederile art. 13 din Regulamentul general privind protecția datelor, vă punem la dispoziție următoarele informații:

I) Informații privind prelucrarea datelor cu caracter personal în activitatea de soluționare a petițiilor și de acordare a audiențelor, precum și de soluționare a cererilor privind liberul acces la informațiile de interes public

Pentru îndeplinirea obligațiilor legale cu privire la soluționarea petițiilor, precum și a cererilor formulate în baza Legii 544/2001, TPBI prelucrează date cu caracter personal în mod legal, echitabil și transparent, în conformitate cu prevederile Regulamentului (UE)2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE – Regulamentul general privind protecția datelor (RGPD) și ale Legii nr. 190/2018 din 18 iulie 2018 privind măsuri de punere în aplicare a Regulamentului general privind protecția datelor.

Scopurile prelucrării

• Înregistrarea și soluționarea petițiilor formulate (în interesul privat al persoanei fizice sau juridice și al organizațiilor legal constituite) în baza O.G. nr. 27/2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor, cu modificările și completările ulterioare, respectiv a cererilor, sesizărilor, reclamațiilor transmise de acestea în scris și, după caz, consemnarea aspectelor prezentate verbal de către cetățeni în cadrul audiențelor;

• Întocmirea unui raport de activitate asupra petițiilor, cu mențiuni referitoare la soluțiile autorităților publice la petițiile care le-au fost transmise spre soluționare, care va fi prezentat anual conducerii TPBI;

• Înregistrarea și soluționarea cererilor formulate în baza Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare;

• Completarea datelor necesare luării în evidență a solicitărilor primite de la persoane fizice și juridice în Registrul pentru înregistrarea cererilor și răspunsurilor privind accesul la informațiile de interes public, precum și cu privire a modului de soluționare adoptat.

• Înregistrarea și soluționarea memoriilor, cererilor, sesizărilor formulate de persoane fizice și juridice în baza O.G. nr. 27/2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor;

• Completarea unor date necesare luării în evidență în registrul cu petițiile și modul în care acestea sunt soluționate.

Temeiul juridic al prelucrării

Prelucrarea datelor cu caracter personal în scopurile de mai sus are ca temei juridic art.6, alin.( 1), litera (c) din RGPD, Ordonanța Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor, aprobată cu modificări și completări de Legea 233/2002, Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, cu modificările și completările ulterioare.

Menționăm că petiția trebuie să conțină datele de identificare ale petiționarului (nume, prenume, adresă, un număr de telefon la care petiționarul poate fi contactat) și semnătura, precum și copii ale unor documente justificative (dacă este cazul). În cazul unei petiții colective, aceasta trebuie să cuprindă datele de identificare și semnătura a cel puțin unuia dintre petiționarii membri ai grupului. Dacă datele de identificare și textul nu sunt lizibile, petiția va fi clasată. De asemenea, petițiile anonime sau cele în care nu sunt trecute datele de identificare ale petiționarului nu se iau în considerare și se clasează, conform art. 7 din OG nr. 27/2002 privind reglementarea activității de soluționare a petițiilor.

Totodată, conform art. 6 alin. 3 din Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public, solicitarea în scris a informațiilor de interes public cuprinde următoarele elemente: autoritatea sau instituția publică la care se adresează cererea; informația solicitată, astfel încât să permită autorității sau instituției publice identificarea informației de interes public; numele, prenumele și semnătura solicitantului, precum și adresa la care se solicită primirea răspunsului.

Categoriile de date cu caracter personal

• Date de identificare și de contact: nume și prenume, adresă de domiciliu și/sau de corespondență, semnătură, adresă de email (dacă petiția/cererea este transmisă în format electronic);

Se pot prelucra și alte date relevante în măsura în care au fost transmise de petent pentru problema supusă atenției/specificul cererii: informații personale de orice natură (date medicale, economice, sociale, culturale etc.) prezentate în obiectul petiției/cererii, după caz.

Refuzul de a furniza datele personale necesare determină clasarea petiției sau a cererii de informații de interes public sau imposibilitatea de a analiza și soluționa respectivele sesizări/ cereri.

Destinatari

Petițiile și cererile de informații de interes public a căror soluționare nu intră în sfera de competență a TPBI vor fi transmise autorităților sau instituțiilor publice care au atribuții în materie, urmând ca petiționarul sau persoana care solicită informații de interes public să fie înștiințat(ă) despre aceasta, conform legii.

Datele cu caracter personal cuprinse în pețiții și în cererile de informații de interes public nu vor fi transferate către o țară terță sau organizație internațională.

Perioada de stocare

Durata de stocare a datelor cu caracter personal este conformă dispozițiilor din Legea Arhivelor Naționale nr.16/1996. Petițiile și corespondența aferentă sunt arhivate pentru o perioadă de 5 ani, iar Registrele de petiții se arhivează pe o perioadă de 5 ani. Cererile și răspunsurile formulate în temeiul Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informațiile de interes public și corespondența aferentă informațiilor solicitate se arhivează pe o perioadă de 5 ani, iar Registrul pentru înregistrarea cererilor și răspunsurilor privind accesul la informațiile de interes public se arhivează pe o perioadă de 5 ani. Menționăm că Registrele de intrări – ieșiri ale structurilor organizatorice din componența TPBI se păstrează 30 de ani.

II) Informații în atenția persoanelor ale căror date cu caracter personal sunt prelucrate în vederea realizării accesului în sediul TPBI

Personalul de pază al clădirii în care se află sediul TPBI prelucrează date cu caracter personal ale invitaților, în vederea realizării accesului în clădire.

Prelucrarea datelor cu caracter personal se realizează conform Regulamentului general privind protecția datelor în scopul realizării accesului în clădire, care se va face numai pe baza unui document de acces și cu respectarea condițiilor de securitate ale sediului TPBI.

Documentele de acces se vor întocmi pe baza unui act de identitate valabil (CI, BI sau pașaport). În cadrul procesului de eliberare a documentului de acces, se prelucrează următoarele date cu caracter personal: numele și prenumele, seria și numărul actului de identitate, cetățenia, fotografia din actul de identitate și codul numeric personal.

Refuzul furnizării datelor cu caracter personal are drept consecință imposibilitatea realizării accesului în clădire.

Datele cu caracter personal obținute în cursul derulării procedurilor de acces, documentele de acces și datele stocate în format electronic vor fi păstrate pentru o perioadă de cel mult 30 zile după care vor fi șterse/ distruse.

Înregistrările video obținute prin intermediul sistemului tehnic integrat de securitate se vor păstra pentru o durată de cel mult 30 zile, după care vor fi șterse, excepție făcând cele necesare în analiza unor evenimente ce perturbă ordinea și securitatea sau cele solicitate de autoritățile competente, în condițiile legii.

III) Politica de confidențialitate privind datele cu caracter personal pentru paginile de internet aparținând TPBI

Date cu caracter personal

În principiu, accesul la informațiile disponibile pe paginile de internet aparținând TPBI nu necesită furnizarea de date cu caracter personal. Totuși, în vederea accesării anumitor servicii, este posibil ca, în cazul completării unui formular, să fie solicitate informații personale.

Prin intermediul paginilor de internet aparținând TPBI pot fi solicitate informații cu caracter personal pentru identificarea Utilizatorului și/sau posibilitatea de a îl/o contacta în cazul formulării unor cereri, petiții sau sesizări. Natura informațiilor solicitate se referă în special la date personale, cum ar fi: nume, adresă, numere de telefon, adresă de e-mail. TPBI va păstra confidențialitatea acestor informații.

Unele informații solicitate prin intermediul paginilor de internet pot face obiectul unei prelucrări de date care au caracter personal (în conformitate cu prevederile legale privind protecția și prelucrarea datelor cu caracter personal, precum și libera circulație a acestor date). Prin accesarea și navigarea pe acest site, utilizatorii consimt în mod expres și neechivoc la efectuarea acestor prelucrări.

1. Politica de utilizare a paginilor de internet aparținând TPBI în ceea ce privește cookie-urile sunt specificate în secțiunea Condiții de utilizare. Paginile de internet aparținând TPBI pot utiliza module cookie, pentru a culege, a prelucra, a difuza sau a înregistra date cu caracter personal.

2. Colectarea datelor cu caracter personal

• Din motive de securitate, serverul web reține în fișiere de tip log, informații despre vizitele și utilizarea acestui website (accesările utilizatorilor). Informațiile reținute în loguri sunt: adresa IP, data și ora accesului, inclusiv adresa accesată, durata vizitei, vizualizările paginii și căile de navigare pe paginile de internet;
• Există secțiuni care, pentru identificare, rețin și alte informații, precum numele și prenumele persoanei, adresa de e-mail. Prin completarea informațiilor în formularele puse la dispoziție, confirmați acceptul dumneavoastră pentru reținerea și afișarea acestora.

2.1. Utilizarea datelor cu caracter personal

• Informațiile personale transmise prin intermediul website-ului nostru vor fi utilizate în scopurile specificate de această politică sau în paginile respective ale website-ului. Putem folosi informațiile personale pentru:
• trimiterea prin e-mail de notificări solicitate în mod expres;
• abordarea solicitărilor și reclamațiilor făcute de petenți sau despre aceștia, referitoare la paginile de internet aparținând TPBI;
• păstrarea securității website-ului și prevenirea fraudelor;
• alte utilizări.

2.2. Transmiterea datelor cu caracter personal se realizează numai în cazurile prevăzute de lege.

2.3. Securitatea datelor cu caracter personal

• la nivelul TPBI au fot întreprinse măsuri de precauție tehnice și organizaționale necesare pentru a preveni pierderea, utilizarea necorespunzătoare sau modificarea informațiilor cu caracter personal.

3. Cu excepția situațiilor prevăzute la pct. 2.2. „Transmiterea datelor cu caracter personal”, TPBI nu va înstrăina către terți date cu caracter personal despre utilizatori.

4. Paginile de internet aparținând TPBI pot utiliza, pentru contorizarea vizualizărilor, servicii de tip Data Analytics sau un alt serviciu similar.

5. Paginile de internet aparținând TPBI pot utiliza funcțiuni de tip share din diverse aplicații social media (ex. Facebook, Twitter, Instagram, Youtube etc). Pentru politicile de utilizare și cookies aparținând acestora, verificați și modificați politicile fiecărei aplicații social media.

Legătura cu alte pagini de internet

Este posibil ca paginile de internet aparținând TPBI sau informațiile afișate să conțină legături către alte pagini de internet și/ sau formulare ori servicii gestionate de terțe persoane. De asemenea, pot conține legături web sau trimiteri către alte pagini de internet considerate de TPBI utile în ceea ce privește conținutul și care nu se află sub controlul sau îndrumarea Asociației.

În cazul utilizării acestor legături web sau trimiteri, se vor aplica condițiile generale de utilizare corespunzătoare acelor pagini de internet. TPBI nu poate garanta/ controla actualitatea și exactitatea informațiilor prezentate pe paginile de internet care aparțin unor terți, la care se face trimitere.

Prezenta politică de confidențialitate privind datele cu caracter personal nu include practicile și politicile acestor terțe persoane, relaționate cu serviciile sau paginile de internet respective. TPBI nu controlează paginile de internet respective și/ sau formularele unor terțe persoane. Utilizatorul va trebui să consulte și să verifice politica de confidențialitate a acelor pagini de internet/ servicii, înainte de a le accesa sau utiliza.